La Ley General Tributaria establece que los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollan actividades económicas deben garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los propios sistemas.
El objetivo de esta regulación es impedir la manipulación de los datos contables y asegurar que toda la información generada en los procesos de facturación y gestión empresarial sea fiable, accesible y verificable por la Administración tributaria.
Los programas que además emitan facturas deben cumplir requisitos adicionales según sean de aplicación diferentes normativas, entre ellas Verifactu para pequeñas empresas, el sistema TicketBai en Euskadi y Navarra o el Suministro Inmediato de Información (SII) utilizado por grandes empresas.
Estas regulaciones establecen condiciones técnicas específicas para garantizar que los registros de facturación se generen de forma segura, con trazabilidad completa y con mecanismos que eviten la modificación o eliminación de datos sin que quede constancia en el propio sistema.
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Asimismo, estos sistemas pueden integrar módulos especializados relacionados con la gestión de clientes, proveedores, ventas, almacenes, contabilidad o recursos humanos, lo que posibilita centralizar la información y mejorar el control de las operaciones empresariales.